Colegio de bachilleres del estado de Tlaxcala
Controlar la información de la empresa
EXPEDIENTE CONCEPTO
Expediente es un término con origen en el vocablo latino
expedĭens, que procede de expedīre (“dar curso”, “acordar”). El concepto tiene
diversos usos y significados de acuerdo al contexto.Un expediente es el
conjunto de los documentosque corresponden a una determinada cuestión. También
puede tratarse de la serie de procedimientos de carácter judicial o
administrativo que lleva un cierto orden.
Ejemplo de expediente:
Expediente escolar: el expediente escolar contiene toda la información
académica de un alumno, desde sus papeles de ingreso a la institución educativa
hasta su egreso. Consta de sus notas de calificaciones, reportes de conducta y
menciones especiales que el alumno haya recibido así como notas de los
profesores. Éste es útil para conocer la historia académica de un alumno así
como su conducta durante la estancia en una institución educativa.
Expediente Laboral: Un expediente laboral contiene la información de un
empleado durante su estancia en una empresa. En algunos casos los expedientes
laborales pueden ser llevados de una empresa a otra, manteniendo así todo el
historial laboral de una persona. Al llevar un buen expediente laboral las
empresas pueden consultarlo para determinar si un empleado merece o no un
ascenso o aumento.
Expediente crediticio: Este tipo de expediente contiene todos los
créditos que una persona o empresa ha solicitado, así como el comportamiento
que tuvo para realizar los pagos, si se atrasó o si éstos fueron puntuales,
cuántos créditos, el monto de ellos y las instituciones financieras que se los
han otorgado., La utilidad de esto es para que las instituciones financieras
conozcan el perfil de pagos de la persona o empresa que está solicitando un
préstamo.
ARCHIVO FÍSICO
Son aquellos que en forma permanente van almacenar información en forma física.
Cada archivo físico contiene únicamente un formato de registro fijo. Puede
tener una vía de acceso en secuencia por claves para presentar de una forma mas
eficiente los documentos según el orden en que se añadieron los registros.
Custodia y administración de archivos físicos inactivos y activos manteniendo
la confidencialidad y disponibilidad de la información. El proceso consiste en
la recepción, codificación, elaboración de base de datos, almacenamiento,
administración y transporte los archivos físicos.
ARCHIVO ELECTRÓNICO La Digitalización: Otro recurso informático útil
para la gestión documental es la digitalización, que consiste en la captura de
la información y su transformación a formato digital, para que se pueda
manipular desde un ordenador. Es útil sobre todo para evitar la manipulación de
la documentación original, documentos históricos, en mal estado y para
documentos de mucha consulta y desde diferentes puestos de trabajo. Se pueden
almacenar en formato de imagen, o en formato de texto, para lo cual es
necesario utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es
una tecnología cara y esta tarea se complementa con una indexación de los
documentos.
División de los archivos
Los archivos se dividen y subdividen:
Por su organización:
Archivos centrales
Archivos locales
Los Archivos centrales: Son
unidades de servicio que, concentrando toda la documentación de una
institución, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las
distintas dependencias; es decir, existe un solo archivo, se forma un
expediente único para cada asunto o negocio, con la documentación formulada par
la tramitación hecha por las diversas dependencias.
Los Archivos locales: Es
la más amplia, económica y eficaz formación documentaria. Los archivos Locales
son contrarios a los anteriores; el servicio se localiza en cada dependencia de
la institución y, por consecuencia se forman tantos expedientes, como
intervenciones hagan aquellas en la tramitación de un asunto o negocio, para
hacer así ventajosamente ágil el proceso del despacho en las oficinas
tramitadoras.
Por sus asuntos
Archivos generales
Archivos parciales
Los Archivos generales: Contienen
todo género de asuntos de la institución; corresponden a una organización
centralizada, o bien a unidad de concentración de expedientes de asuntos
terminados en su tramitación, por las diversas dependencias que conservan sus
Archivos Locales en proceso de información.
Los Archivos parciales: Están
constituidos por documentos de una sola naturaleza, o de asuntos similares.
Por la documentación que contienen:
Archivos oficiales
Archivos especiales
Archivos particulares
Los Archivos oficiales: Contienen
documentos de las instituciones públicas o gubernamentales.
Los Archivos especiales: Contienen
documentos de determinadas instituciones o entidades.
Los Archivos particulares: Contienen
documentos de las personas o familias.
Por su destino:
Archivos públicos
Archivos privados
Archivos secretos
Los Archivos públicos: Pueden
ser consultadas por las personas que la deseen llenando los requisitos que
establezcan sus reglamentos de funcionamiento.
Los Archivos privados: Están
al servicio exclusivo de la institución a la que pertenezcan, y su consulta
esta limitada a sus funcionarios y empleados.
La Integración de los archivos
Los principales elementos que integran los archivos son: local,
mobiliario y equipo, documentación y personal.
De estos elementos, es primordial en los archivos la
documentación, puesto que el local, los muebles y equipo y el personal están
destinados a contener y manejar los citados documentos.
El local: Una
serie de condiciones y requisitos debe llenar el destinado al archivo, y aun
cuando los especialistas habrán de satisfacerlos, es necesario que el
archivista tenga una idea general sobre este particular;
El local debe adaptarse a las necesidades de la oficina, y no la
oficina a las necesidades del local. El local destinado al Archivo debe tener
un área ideal de forma rectangular, y desechar la de escasa anchura y mucha
longitud, o una serie de pequeñas superficies de forma irregular, los archivos
tienen dos principales enemigos que son el: incendio y la humedad.
De tal manera, el local debe garantizarlos contra ese doble
peligro, y de ahí que las condiciones de construcción, sus instalaciones y su
situación deben tender a evitar los males anotados. El cemento armado, los
pisos asfálticos, las instalaciones ocultas, el equipo metálico, la conveniente
calefacción y ventilación, casi anulan estos peligros.
El polvo es otro enemigo de los papeles que debe evitarse a todo
trance, para cuyo fin se dispone de aparatos de succión; en la construcción
están abolidos los ángulos de los salones, que deben ser curvos.
En cuanto a la iluminación, la natural es la mejor, y en el caso
de emplear la artificial, esta debe ser en cantidad suficiente, sin reflejos,
sin sombras y con buena difusión de la luz, lo que se logra con una
distribución simétrica de los focos luminosos en número y wattaje necesaria.
La temperatura y ventilación no son simple cuestión de higiene,
pues en la actualidad esta demostrado que tienen intima relación con el
rendimiento y eficiencia de los empleados; además influyen grandemente en la
conservación de los documentos.
La decoración debe evitar todo aquello que favorezca la
acumulación de polvo, para emplear materiales que reúnan las condiciones
ideales de color y facilidad de limpieza.
Los ruidos son un problema en la instalación de la oficina de
archivo, los provocan, principalmente las maquinas y el crecimiento de las
poblaciones; aislar las primeras hasta donde sea posible y el empleo de materia
especiales en los techos, paredes y pisos, que en una menor fatiga nerviosa de
los archivistas.
En conclusión: El local destinado al archivo debe tener como
condición primordial, la necesaria accesibilidad para el publico o para los
empleados – según su índole – facilitando comodidad en el estudio o la consulta
de los documentos.
EL MOBILIARIO Y EQUIPO
Los muebles más importantes e imprescindibles en el archivo, son
tres; el Archivero, el Tarjetero y el Estante.
El Archivero: Es un mueble, seccional o archivero moderno, tiene
al frente de cada gaveta, en el ángulo superior izquierdo – en sitio visible –
un porta Marbete destinado a la colocación de la inscripción, alfabética o
numérica, o combinadas, de su contenido exterior.
El tarjetero o caja clasificadora para tarjetas de los catálogos
es semejante a la gaveta de los archiveros, pero reducida en su tamaño ya que
en el interior tiene 127×76 mm, que son las dimensiones más generalmente usadas
en las tarjetas de las cédulas de catalogación .
Las Cajas archivadoras: En tamaño carta u oficio, según el caso,
tiene en su lomo los espacios para las anotaciones correspondientes a su
colocación y contenido; en su interior habrán de colocarse los expedientes en
numero de tal, de acuerdo con su capacidad y el grueso de los mismos
expedientes.
Las Tablillas o Pastas Archivadoras tienen el mismo objeto que las
cajas; están formadas por tres hojas de cartón o tres tablillas que se
articulas mediante cintas o acordeones para construir un “Atado” de
expedientes.
El empleo de las cajas Archivadoras es indispensable para que los
expedientes tengan una ordenada colocación en los estantes. Si en algunos
archivos se aplican los sistemas propios de expedientes en movimiento,
crecimiento y desarrollo, y se usan los estantes y las cajas o pastas, se
presentaran muy serias dificultades por el continuo cambio de expedientes de
caja en caja, o de atado, y aun de estante o anaquel a anotaciones de las
lomeras.
Personal de los archivos: Técnico en la materia, o sea en la
Archivonomia, debe ser el archivista. Dominio completo de lo referente a la
clasificación, catalogación, formación de expedientes, manejo, conservación y
control de los documentos.
La documentación
Es el elemento más importante entre los que integran los Archivos,
la Archivonomia y sus técnicas están destinadas a aquella. El local, con todas
las condiciones de rigor, el mobiliario y equipo con sus especiales
características, las instalaciones con sus requisitos, el personal con adecuada
preparación y los sistemas y métodos con su organización están al servicio de
los DOCUMENTOS, que son el objetivo primordial de los archivos.
La documentación como ciencia, según Otlet, se divide en cinco
grandes ramas: Bibliografía, Biblioteconomía, Enciclopedia, Archivistita y
Museográfia, pero, para los fines de nuestra materia, la Archivonomia, debemos
considerarla como un aspecto de la Archivistita, de modo que sólo nos toca
tratar los puntos de la Administración de los archivos, la documentación es el
material al que se aplicaran, los conocimientos contenidos en este libro. Para
tal objeto, se origina, por una parte, en lo que llamamos correspondencia.
La documentación tiene una gran variedad de nombres, de formas y
de características. Así hay documentación oficial, de mercantil, industrial
financiera, contable, particular, etc., etc., con muy diversos nombres: oficio,
acuerdo, circular, informe, dictamen, trascripción, carta, minuto, escritura,
factura, cheque, balance, gráfica, etc.
Los Archivos secretos: Son
aquellos que por la naturaleza de su documentación, reservada o confidencial,
están destinados a usos exclusivos.
Por el método empleado en su manejo:
Archivos directos
Archivos indirectos
Archivos directos: Son
lo que no requieren catálogos en la localización y consulta de expedientes.
Archivos indirectos: Contrarios
a los anteriores, requieren del auxilio y presión de los catálogos para la
localización y consulta de expedientes.
Esta condición de Archivos directos e indirectos, depende de
método aplicado en su clasificación.
Por la calidad o cantidad de documentos:
Archivos cuantitativos
Archivos cualitativos
Los Archivos cuantitativos: Son
de gran volumen en su documentación.
Los Archivos cualitativos: Son
de gran cantidad en su documentación y por consecuencia requieren de la
aplicación máxima de las técnicas de archivo.
En un archivo pueden existir ambas condiciones de cantidad y
calidad.
Por la asignatura empleada:
Archivos numéricos
Archivos alfabéticos
Esta división y subdivisión es resultado del empleo de los signos
representados por las letras del alfabeto, o de los números arábigos, en los
diversos sistemas de clasificación documentaria.
Higiene de los archivos
Los documentos, muebles y locales deben ser motivo de constante
limpieza, para evitar el polvo y sus consecuencias; hay que someterlos a
periódicas fumigaciones y abolir, estrictamente, la práctica viciosa de
humedecer con saliva o esponja, los documentos. El uso de los dedales de goma
es una obligación de quienes los consulte.
La organización de los archivos
La organización de los archivos en relación con las instituciones
Las oficinas, dentro de las instituciones, adoptan
generalmente una organización Departamental o una centralizada. En la Departamental,
se encuentra una unidad que basta así misma para todos sus servicios; todas las
diversas actividades están bajo serias, para atender íntegramente todas las
labores; esta forma de organización cuenta dentro de su departamento con sus
propios taquimecanógrafos, sus corresponsales, sus agentes de compras, etc.,
etc., y su archivo (Archivo Especial).
En la organización Centralizada, todas las tareas comunes a las
diversas dependencias se realizan o ejecutan en unidades centrales de servicio,
y cada labor de finalidad especifica corresponderá a un departamento o sección.
Por ejemplo: Departamento de Contabilidad, Departamento de Archivo (Archivo
Central).
Por tales razones, la organización ideal del archivo es el de
Unidad Centralizada de Servicio. Sin embargo, en la práctica, los dos tipos de
organización suelen combinarse buscando siempre el mejor funcionamiento.
Las grandes instituciones con moderno concepto de servicio, de
INFORMACION, han constituido una unidad con la denominación de INFORMATICA en
la que agrupan las informaciones del Archivo, Computadoras y Microfilm.
Sistemas de archivo
El análisis de un documento revela la existencia de una serie de
datos, que bien pueden ser todos los que a continuación se enumeran, o alguno,
o algunos de ellos. Estos son: una numeración; un lugar; una fecha; día o
morales; y sobre todo un asunto como parte esencial o dato principalísimo.
De la ponderación que se considere a cada uno de estos datos, en
su importancia relativa, se originan los sistemas de archivo.
De ahí la existencia de los sistemas: Numérico, Alfabético,
Geográfico, Cronológico, por sus asuntos y las combinaciones entre si.
Los sistemas de archivo, teóricamente, tienen las características
de todo buen sistema: bases en su doctrina, flexibilidad y adoptibiblidad en su
aplicación y susceptibles de ser superados por los métodos de ejecución.
La elección del sistema de Archivo, se dividen en dos grupos: uno,
formado por aquellos que no requieren del empleo de catálogos, registros o
índices para su localización y consulta; son los DIRECTOS, el otro, lo
constituyen los que requieren necesariamente de aquellos (catálogos, índices y
registros), para su localización y consulta; son los indirectos.
Al primer grupo corresponden: el Alfabético, el Geográfico y por
asuntos
Al segundo grupo corresponden: los Numéricos, (Simple, Decimal,
Topográfico, etc.)
Archivo alfabético
Este sistema de Archivo, la documentación correspondiente a cada
asunto, se agrupa alrededor de los nombres de las personas físicas o morales
cuyos nombres son, en este caso, el factor o elemento preponderante. De tal
manera, cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las
personas físicas o morales. Estos expedientes se ordenan entonces por riguroso
orden alfabético de arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden alfabético
se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas de dos
o mas palabras: terminado el arreglo de la primera palabra, se arregla la
segunda y después la tercera, por ejemplo.
INSTITUTO SUPERIOR DE ESTUDIOS CONTABLES
INSTITUTO TECNOLOGICO DE MONTERREY
López, Andrés
López, Apolonio
López, López, Aurelio
López, Martínez, Carlos
López, Martínez, Crispín
Esta REGLA GENERAL DE ALFABETIZACION, es aplicable a los
expedientes y a las cédulas de catálogos, registros o índices, por lo cual en
sistemas y en distintas clases de cédulas, que deban ordenarse con los signos
del alfabeto, será forzosa su aplicación. Alfabetizar palabra por palabra, es
norma invariable e inolvidable del Archivista y del Catalogador.
Para la colocación de los expedientes en las Gavetas de los
muebles, se usan guías divisionarias a cinco cortes, que tienen en sus
apéndices o pestañas las letras del alfabeto; en el primer corte la letra
principal, y en las siguientes, de acuerdo con las necesidades y extensión del
Archivo, combinaciones de dos o tres letras, también en serie alfabética;
ejemplo:
A (Guía Principal)
Ag. Am. Ar. At. (Guías Auxiliares)
C (Guía Principal)
Cal. Cer. Cle. Cru. (Guías Auxiliares)
El uso de estas guías facilita la localización y manejo de los
expedientes.
Claramente se entiende que este sistema de Archivo es directo y no
necesita catálogo para su manejo.
Archivo geográfico
Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la
localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir los
documentos de un solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por
el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc.
Para el ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles
archivadores, se usan guías divisionarias a cinco cortes en cuyas pestañas se
anotan los nombres geográficos en el orden de su división política: nación,
estado, ciudad, pueblo, etc.; ordenadas alfabéticamente, o bien, por los
apellidos y nombres de los interesados en los asuntos, empleando siempre juegos
de guías y en una distribución alfabética dentro de cada lugar.
En tales condiciones el sistema es puramente geográfico, o una
combinación del geográfico con el alfabético de nombres de personas físicas o
morales, o asuntos. Este sistema de Archivos, es directo si se contrae a los
lugares geográficos en ordenamiento estrictamente alfabéticos; pero requiere
del catálogo si hay que determinar, por los apellidos y nombres personas o
instituciones y por asuntos, el lugar en que radican. La alfabetización se hace
siguiendo la regla general de la materia.
En cuanto a la redacción de los nombres geográficos, y a fin de
evitar repeticiones, se tratará en las reglas de redacción de catálogos.
Archivo por asuntos
Este sistema de clasificación de los documentos se hace por su
contenido, es decir, por el asunto de que se trate. Se emplean guías
divisionarias principalmente para los asuntos que, como tales, se consideren
como una división en conjunto.
Archivo cronológico
En este método priva el tiempo como factor del ordenamiento de los
expedientes que contienen documentación agrupada en años, meses y días. También
se emplea como una agenda para tener presentes los asuntos en una fecha
determinada, por algún tramite que deba verificarse en aquella:
En los archivos existe parte de la documentación que debe
manejarse cronológicamente, por representar actividades realizadas en
determinados periodos de tiempo, que son la determinante de su formación y de
su consulta.
El empleo como agenda, requiere la colocación de los documentos, o
bien de una copia minuta, en la fecha previamente fijada.
En ambos casos, se requiere del uso de guías divisionarias para
señalar el año (aun cuando este puede hacerse contener en el Marbete de las
Gavetas o en las cajas archivadoras), los meses y los días.
La guía principal se destinara al año, o bien al mes, y las
auxiliares a los treinta y un días.
Sistema de Archivo por
Asunto
¿Que es un sistema por asunto?
El archivo por asunto es la clasificación de los documentos por el
tema que tratan y no por nombres de personas, compañías o lugares.
Los archivos por asuntos se establecen por guías y carpetas, o
guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia o de tarjetas
alfabéticos.
¿Cuándo se utiliza el archivo por asunto?
Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de
una empresa.
ARCHIVO NUMERICO
El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más
recomendables a la hora de archivar los
documentos, si los corresponsales son numéricos y es semejante la forma de
archivar, en este caso es más difícil mantener el orden numérico, este sistemas
se ordena según su número este nuero es asignado por los corresponsales este sistema tiene diferentes usos en las
oficinas.
Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento
primero hay que consultar un tarjetero y determinar el código o numero asignado
para este documento o expediente, para mejorar y aumentar la eficacia del
sistema numérico, es necesario establecer patrones numéricos, los cuales
facilitarían la localización y identificación del caso o asunto.
VENTAJAS
El sistema numérico posee varias ventajas como lo son
La confidencialidad, rápida identificación de la secuencia,
expansión limitada, usos múltiples del tarjetero índice del
sistema, las referencias no recargan el archivo principal, números que
identifican a los corresponsales, los patrones numéricos facilitan la
identificación de datos, el uso de los números reduce el ancho del rotulo, los
números son identificados particular.
Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los
demás los sistemas de organización del archivo numérico.
Catalogación
La catalogación es
el proceso de creación de metadatos que
representan los recursos de información, tales como libros, grabaciones de
sonido, imágenes en movimiento, etc. La catalogación proporciona información
como los nombres de los autores, los títulos y las materias que describen los
recursos, normalmente a través de la creación de registros
bibliográficos.
Tipos de catalogación
Catalogación descriptiva
La catalogación descriptiva es un concepto bien establecido en la
tradición de catalogación bibliotecaria, en la cual se distingue entre la
catalogación descriptiva y la catalogación temática. En la documentación
tradicional, se ha utilizado tanto la representación descriptiva como temática.
La catalogación descriptiva se ha definido como la parte de la catalogación que
se encarga de describir los detalles físicos de un libro, como su forma, la
elección de las entradas y la transcripción del título.8
Catalogación temática
La catalogación temática puede tomar la forma de clasificación o
indexación. La clasificación consiste en la asignación de una clase a un
documento dado, de acuerdo con una clasificación sistemática (por ejemplo, la
Dewey Decimal Classification o la the Library of Congress Subject Headings). La
indexación es la asignación de etiquetas que caractericen a los documentos
representados en un registro.
La clasificación generalmente utiliza un vocabulario controlado,
mientras que la indexación puede utilizar un vocabulario controlado, términos
libres o ambos.
Reglas de catalogación
Las reglas de catalogación han sido definidas para permitir la
catalogación consistente de diversos materiales bibliotecarios por distintas
personas de un equipo de catalogación y en cualquier momento.
Las bibliotecas de habla inglesa han compartido las normas de
catalogación desde principios de 1800. La primera norma de este tipo se
atribuye a Anthony Panizzi, considerado como el guardián de los manuales
impresos de la Biblioteca del Museo Británico. Sus 91 reglas, publicadas en
1841, formaron la base de las normas de catalogación durante más de 150 años.
Los trabajos posteriores en el siglo 19 fueron realizados por
Charles de Coffin Jewett, director de la biblioteca Smithsonian, que en ese
momento estaba dispuesta a convertirse en la biblioteca nacional de los Estados
Unidos. Jewett utilizó placas estereotipadas para producir el catálogo de la
biblioteca en forma de libro, y propuso la puesta en común de la catalogación entre
las bibliotecas. Sus normas se publicaron en 1853.12
QUE ES LA MICROFILMACIÓN
La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos
basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en
otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una
cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha
depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta
cinta se ¨fotografían¨ los documentos
con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o información.
VENTAJAS DEL MICROFILM
1- Ahorro de Espacio.
Esta es una de las ventajas mas promocionadas del microfilm pero no la más
importante. Lo que sucede es que el ahorro de espacio, permite acceder a otras
ventajas que iremos enumerando. Si se parte del ejemplo o del caso de archivos
en papel, que a su vez son ubicados en los conocidos biblioratos, estantes,
armarios.etc. El ahorro que se logra en superficie es de aproximadamente el 95
%. También evidentemente se logra un ahorro en peso y volumen que es
conveniente analizar en cada archivo.
Pero es interesante recordar que un rollo de 35 mm.(Ancho) por
m.30,5 (largo), que puede contener aproximadamente 600 páginas siendo la
dimensión del envase de 95 X 100 X 50 mm. Tiene un peso de 300 grs. A esto
habrá que agregar el peso y las dimensiones de los elementos que se necesitan
para guardar los rollos y los papeles.
2- DURACION En el
procesado de la película micrográfica una de las etapas es el lavado, de esto
hablaremos mas adelante, pero analizando como ventaja la duración es necesario
mencionar el lavado porque del depende la vida útil que va a tener la película
también la película luego que ha sido procesada debe ser mantenida a una
humedad entre el 30 y 40 y a una temperatura que no supere los 24 C. En estas
condiciones se puede asegurar que el microfilm puede llegar a una duración de
500 anos.
3- SEGURIDAD Con las
dos ventajas que se han analizado hasta el momento ya se puede tener en cuenta
que la guarda puede brindar mucho mas seguridad porque es más fácil tener a
resguardo, por ejemplo, del fuego, grandes cantidades de información en
espacios reducidos. Por otra parte la película que se usa hoy en día no es
inflamable como es el papel. El soporte convencional de información que es el
papel tiene un importante deterioro a medida que se va consultando se va
rompiendo hasta que se llega a perder la información. Esto con la película no
pasa; se puede hacer cientos de consultas a un mismo documento mícrofilmado que
no se notara ni rastro de deterioro alguno. También podemos tener en cuenta en
lo que hace a seguridad el tema que se refiere a agregar o fraguar
documentación. En microfilmacion no es imposible que esto se pueda hacer, pero
es de una operatoria tan complicada que se torna imposible en la practica poder
pensar en poner o sacar información.
4- CONSERVACION DE LOS
CARACTERES Con esto queremos significar que con la técnica micrográfica se
logra reproducir el documento tal cual es, sin margen de error. Ya que por un
sistema fotográfico estamos haciendo una toma de un documento. Por esto el
microfilm ofrece una autenticidad muy importante frente a cualquier otro
soporte.
5- FACIL DISEMINACION DE LA
INFORMACION Siempre en microfilmacion las copias son sensiblemente de menor
costo que los originales. Una segunda generación sale aproximadamente 30 % del
valor de la primera generación. Esto nos permite tener archivos paralelos a muy
bajo costo ya que también hay un ahorro importante en el correo o traslado. De
esta manera se pueden tener micro-archivos en distintas oficinas.
Fuentes para mas información: https://cplelsasoriano.wordpress.com/
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